I et regnskab skal man kunne afstemme tallene, så det fakturerede beløb er lig med debitorer + cashflow. Med andre ord: hver faktura er enten betalt eller skyldig. I Iteras tager debitor- og cashflow-rapporterne udgangspunkt i den dato, hvor betalinger registreres i Iteras – og ikke i bankdatoen.

Der kan godt opstå differencer i regnestykket “faktureret=cashflow+debitorer”, og det skyldes som regel tilgodehavender. Hvis der f.eks. er faktureret 100 kr. og abonnenten har indbetalt 500 kr., så er omsætning = 100 kr., debitorer = 0 kr. og cashflow = 500 kr. Altså kr. 400 i difference, som står at finde på listen over Tilgodehavender under Økonomi. De skal med i regnestykket, hvis det skal gå op.

Det kan også ske den anden vej rundt, så fakturering af 100 kr., indbetaling af 100 kr. og dernæst kreditering af 100 kr. giver omsætning = 0 kr., debitorer = 0 kr. og cashflow = 100 kr. Igen vil beløbet være til overs og stå som et tilgodehavende.

Eller hvis abonnenten har et tilgodehavende liggende – f.eks. de 400 kr. fra første eksempel – og så får det udbetalt måneden efter. Det giver omsætning = 0 kr., debitorer = 0 kr. og cashflow = -400 kr. for den måned.

De ovennævnte scenarier er nemme at følge – de to første giver en post på Tilgodehavender-listen, som man kan tage højde for i bogføringen, og i det tredje tilfælde har man lavet en udbetaling, og derfor er det ingen overraskelse, hvad der er sket med tilgodehavendet.

Men det kan også ske, at et tilgodehavende anvendes automatisk af systemet næste gang abonnenten får oprettet en faktura, eller flyttes manuelt til en anden faktura, og derfor kan man også have fx: Omsætning = 400 kr., cashflow = 0 kr., debitorer = 0 kr., fordi fakturaen betales med et tilgodehavende, og derfor forsvinder der selvfølgelig et beløb fra tilgodehavende-listen. Man kan her trække lister over de tilgodehavender, der er hhv. tilbageført (forudsat at man husker at registrere det i Iteras) og matchet ind på en anden faktura.

Summa summarum: Hvis man medregner tilgodehavender, vil pengene passe.