Denne artikel giver et overblik over Iteras og måden systemet fungerer på. Vi anbefaler alle nye kunder at læse hele denne artikel for at forstå systemets grundlæggende funktionmåde. Hvis du trænger til at få genopfrisket et par regnskabsbegreber, har vi en letlæst artikel om det emne.

Automatik betyder automatik

Iteras automatiserer bl.a. fakturering, indlæsning af indbetalinger og udsendelse af rykkere. Det betyder, at fakturaer afsendes uden at du skal gøre noget – overhovedet. Det samme med rykkere. Du skal ikke bekræfte noget, inden det sker, og du får ikke besked, når det er sket. Det sker bare.

Der afsendes også automatisk ny faktura på restbeløbet hvis abonnenten betaler for lidt. Betales der for meget, bruges det overskydende beløb automatisk på næste faktura.

Hvornår faktureres?

Som udgangspunkt faktureres når en abonnent starter op, og når abonnementsperioden skal fornyes. Men der er mange detaljer og indstillingsmuligheder – så mange, at de har deres egen artikel: Lige her.

Hvornår og hvordan rykkes?

Rykkerproceduren opsætter du selv, og så kører den automatisk derefter. Du kan selvfølgelig også vælge slet ikke at udsende rykkere.

Du kan vælge mellem 1, 2 eller 3 rykkere med individuelt rykkergebyr. Abonnenterne kan suspenderes ved 1., 2., eller 3. rykker – de genaktiveres automatisk når betalingen indgår.

Rykkerne sendes, når betalingsfristen + evt. ekstra dage du har indtastet, er udløbet.

Udgivelser eller tid

Iteras kan tælle på to måder. Den ene er, at en abonnent køber et antal udgivelser/numre. Den anden er, at abonnenten køber en tidsperiode.

For nummerbaserede udgivelser (modsat tidsbaserede) skal udgivelsesplanen lægges ind i systemet. Ellers ved systemet ikke, hvad der skal stå på fakturaerne, og hvornår numre skal trækkes. Der skal angives en udgivelsesdato, som er den dato, abonnenten modtager bladet i sin postkasse. Og en kørselsdato, som er den dato, hvor adresselisten skal trækkes. Da kørslerne sker kl. 12.00 (og er færdige nogle minutter over), er det nogle gange smartere at sætte kørslen til dagen før, man skal bruge adresselisten.

Kørselsdatoen er den vigtigste dato i Iteras, hvis man har en nummerbaseret udgivelse. Meget af systemets automatik sættes i værk ud fra kørselsdatoerne og deres effekt:

  • Det markeres, hvilke abonnenter der er aktive på kørselsdatoen. Man kan tænke på det, som at der på hver aktiv abonnent sættes et kryds med det nummer som køres. Adresselisten trækkes på baggrund af disse krydser, så selv om du tilføjer en abonnent dagen efter kørslen, men inden du trækker adresselisten, kommer abonnenten ikke med på listen – for de har ikke noget kryds. De var ikke aktive på kørselsdatoen (hvis det ikke var låst fast på denne måde, kunne man let komme til at trække et nummer dobbelt, med store uheldige konsekvenser til følge).
  • Der trækkes et nummer fra de aktive abonnenters tilgodehavende. Hvis de før kørslen har 1 nummer til gode, rammer de 0, og dermed eksekveres kampagnens fortsættelsesinstruks. Det fører til oprettelsen af næste abonnementsperiode, og udsendelse af faktura. Helt automatisk!
  • Abonnementer som er opsagt til udløb, afsluttes.

Nye abonnenter

Nye abonnenter kan komme ind via en tilmeldingsformular, typisk på jeres hjemmeside. De kan også oprettes manuelt, og endelig kan vi importere dem for jer. Første og sidste måde er stort set automatisk (bortset fra godkendelsen af de abonnenter der tilmelder sig via hjemmesiden).

Ved manuel oprettelse opstår spørgsmålet (hvis man har udgivelser, og ellers ikke) om, hvilken startdato man skal vælge for at abonnenten får hhv. indeværende eller næstkommende nummer som det første. Det afhænger af, om man bruger dagslister eller ej.

Som udgangspunkt får en ny abonnent næste nummer, som de kan nå at komme med på kørslen til. Det vil sige, at man kigger frem til næste kørselsdato, og ser hvilket nummer den kørsel hører til.

Hvis man slår dagslister til, går systemet derimod ud fra, at indeværende nummer afsendes helt frem til kørselsdatoen på næste nummer (kl. 12.00). Det indebærer derfor, at man manuelt skal afsende dette nummer til den nye abonnent. Efter kørslen er det kørte nummer det nye indeværende. Hvis ikke dette nummer er modtaget fra trykken, venter man med at sende til nytilkomne abonnenter mellem kørselsdato og modtagelsen.

Det er vigtigt at man er konsekvent. Hvis dagslister er slået til, SKAL man sende indeværende nummer manuelt, da systemet så skriver dette på første faktura. Hvis ikke man ønsker dette, skal dagslister slås fra, og så skal man IKKE sende første nummer til nogen – overhovedet.

Stop af abonnementer

Stop-funktionen i Iteras er kompleks. Den tager højde for en lang række situationer. Har abonnenten fået blade leveret eller ej? Har abonnent betalt, eller delvist betalt? Er der rykkergebyrer? Ønsker man at abonnenten skal betale, eller skal det opkrævede beløb krediteres? Er der allerede krediteringer på fakturaen? Er der andre abonnementer på fakturaen?

Dette blot for at sige, at vi har tænkt på det meste – så det er som regel bare at bruge funktionen, og så viser systemet resultatet.

Nogle gange resulterer stoppet i, at en del af fakturaen krediteres og gensendes. Andre gange kan der opstå et tilgodehavende. Tilgodehavender kan evt. tilbageføres til abonnent ved manuel kontooverførsel (idet Nets ikke kender folks kontonumre). I modsat fald står de på tilbageførselslisten og bruges automatisk næste gang abonnenten får en faktura – hvis det nogensinde sker. Husk derfor at markere tilbageføre beløb som behandlet.

Bemærk, at du generelt ikke skal kreditere fakturaer – det sørger stopfunktionen for. Kreditering bruges generelt primært til at rette op på fejlbetjening.

Adressering

Iteras kan spytte adresseringsliste ud i Post Danmarks to formater Udgiver 2 og Udgiver 3, hvoraf vi anbefaler Udgiver 3, som giver den bedste adressevask (bruges også til Bladkompagniet). Udgiver 3 er dog sværere at håndtere, hvis det ikke er Post Danmark eller Bladkompagniet som adresserer jeres blad. Vi har også et letlæseligt format, ”Iteras1”, som kan bruges hvis I ikke får vasket adresser hos Post Danmark eller Bladkompagniet.

Adresseringslister for et givent nummer kan først bestilles efter kørslen er sket (dvs. efter at ”krydsene” er sat ved de aktive abonnenter, klokken lidt over 12 på kørselsdagen – ”lidt over”, idet kørslen tager nogle minutter, eller når man har kørt kørslen manuelt).

Det er muligt at trække en adresseringsliste over aktive abonnenter pr. dags dato, hvis senere indtastede abonnenter skal med. Men det er vigtigt at forstå, at senere indtastede abonnenter ikke er markeret som aktive på kørselstidspunktet, og derfor ved systemet ikke, at disse abonnenter har fået nummeret! Der vil stå det forkerte startnummer på disse abonnenters faktura, og de vil ikke få trukket et nummer automatisk fra deres antal. Det er derfor bedst at kontakte os, hvis du får dette behov.

Hvad skal jeg huske?

Med al den automatik kan man godt glemme de få ting, man faktisk skal huske i Iteras. Disse er:

  • Godkende nye abonnenter, hvis du har valgt manuel godkendelse.
  • Tage stilling til abonnenter på inkasso-listen. Der havner man, når man ikke har betalt efter tre rykkere. Enten skal man sendes til inkasso, eller krediteres, så I får momsen retur. At ignorere dem er dumt.
  • Hvis I bruger dagslister, skal I løbende udsende det indeværende nummer til nye abonnenter.