Iteras gør det nemt at køre et regnskab fordi de fleste ting håndteres automatisk, men for at komme godt i gang kan det være en fordel lige at få nogle få begreber på plads.
Fakturering og kreditering
Når vi skal modtage penge for en ydelse vi leverer, har vi brug for at holde styr på, hvad der er leveret og hvem der skylder hvad.
Iteras holder styr på abonnementerne og hvad der leveres. Når en kunde skal opkræves, danner systemet så en faktura på beløbet med en nærmere udspecificering. At vi har dannet en faktura betyder altså, at der nogen, der skylder os nogle penge.
Hvis vi senere beslutter os for, at der er faktureret for meget, f.eks. fordi et abonnement bliver stoppet, kan vi danne en kreditnota på fakturaen. En måde at tænke på det er, at kreditnotaen gør fakturaen mindre. Hvis f.eks. vi har faktureret 200 kr. og finder ud af, at det var 50 kr. for meget, danner vi en kreditnota tilknyttet fakturaen på 50 kr. Så nu skylder kunden 200 – 50 = 150 kr.
Hvis der er faktureret for lidt, må vi udstede en ny faktura på det ekstra beløb. Evt. kan vi kreditere hele den gamle faktura og oprette en ny på det fulde beløb.
Rent teknisk ændrer vi ikke i de eksisterende fakturaer, idet det er vigtigt, at man senere kan gå tilbage og se, hvad der er foregået.
Indbetalinger og udbetalinger
Det er imidlertid ikke nok at holde styr på, hvad folk skylder. Der skal også nogle penge ind. Hvis vi har faktureret for 200 kr. på en kunde, forventer vi også inden for kort tid at se en indbetaling på 200 kr. fra den kunde.
Nu er Iteras designet til at gøre det hurtigt og nemt at håndtere mange kunder, og med mange kunder opstår der før eller siden situationer, hvor nogle betaler for meget og andre betaler for lidt, så derfor holder Iteras særskilt styr på indbetalingerne.
Hvis vi f.eks. har en faktura på 200 kr., som vi modtager en indbetaling på 200 kr. til, vil Iteras fordele de 200 kr. fra indbetalingen til fakturaen som jo så er fuldt betalt.
Hvad så hvis vi derefter krediterer 50 kr. på fakturaen? Så er den stadig fuldt betalt, men så sender systemet 50 kr. tilbage til indbetalingen så den er fordelt med 150 kr. tilknyttet fakturaen og 50 kr. i overskud. De 50 kr. i overskud på indbetalingen kan f.eks. bruges til at lave en udbetaling, hvis kunden foretrækker det. Ellers kan de ligge og vente – måske fakturerer vi et par måneder senere 300 kr. på kunden, og så kan de 50 kr. gå ind på denne faktura (hvilket sker helt automatisk).
Det er vigtigt at holde fast i, at når der bliver fordelt penge fra en indbetaling på en faktura, så får vi dækket det, der skyldes på fakturaen, men fakturaen bliver i sig selv ikke mindre – man kan kun formindske fakturaen ved at lave en kreditnota. Så når fakturaen på 300 kr. bliver udsendt, vil den være på det fulde beløb på 300 kr., men der vil stå, at 50 kr. heraf allerede er betalt og at man derfor skal indbetale 250 kr.
Nogle regnskabsystemer holder ikke styr på, hvad der er betalt af fakturaer, men kun på, hvor meget der samlet er faktureret for en kunde og hvor meget af det, der så samlet er betalt – saldoen. Iteras holder mere præcist regnskab, dels for at gøre det nemmere for nogle kunder som regner med, at når de har betalt en bestemt faktura, så er den altså betalt, og også for at gøre det nemmere at rykke for bestemte udeståender. Fakturaoversigten inde på en kunde viser den samlede saldo for kunden, og på hver faktura og indbetaling kan man se fordelingen af pengene.
Fejl i indbetalinger
Hvis der sker fejl i fb.m. en abonnents indbetaling, løser problemet ofte sig selv på grund af den automatik, der er bygget ind i Iteras.
Hvis der er indbetalt for meget, kan man se at der er et overskud som automatisk vil blive fordelt ved en fremtidig fakturering.
Hvis der er indbetalt for lidt, kan systemet finde ud af at sende en påmindelse/rykker på det resterende.
Hvis der er indbetalt på en anden faktura til samme abonnent, bliver pengene automatisk fordelt videre. Om nødvendigt kan man selv frigøre en fordeling og flytte rundt med pengene.
Ubetalte fakturaer
Hvad så hvis en kunde slet ikke betaler?
Der er grundlæggende to ting vi kan gøre:
- Vi stopper ydelsen til kunden for at begrænse skaden.
- Vi sender en påmindelse/rykker for at gøre opmærksom på misforholdet.
Iteras gør automatisk begge dele. Rykkere i Iteras udstedes når vi når den dato fakturaen skulle være betalt på (forfaldsdatoen) plus en margen på nogle dage for at tage højde for at det kan tage lidt tid inden betalingerne er i hus og registreret.
Med rykning opstår en masse interessante tilfælde så der er en del automatik i Iteras til at håndtere dette gnidningsfrit. Hvad f.eks. hvis en kunde er kommet til at betale 200 kr. i stedet for 205 kr.? Måske er det så bedre at eftergive, dvs. kreditere, de resterende 5 kr. i stedet for at sende en rykker på beløbet.
Under indstillingerne kan man tilpasse automatikken efter hvad man synes er passende.
Rent teknisk behandler Iteras rykkere næsten som om de var fakturerede ydelser, og det er forståelsesmæssigt måske nemmest at tænke på dem på den måde.
Opgørelser
Lidt afhængig af hvordan man vælge at opgøre tingene, kan Iteras ved at opsummere faktureringer og krediteringer og indbetalinger og udbetalinger nå frem til de forskellige overordnede regnskaber vi får brug for, både til internt brug (f.eks. til at afgøre hvad vi tjener penge på og hvor meget) og til skatte- og momsregnskab over for det offentlige.
Omsætningsrapporten viser hvor meget der er faktureret og krediteret for en given periode, dvs. hvor meget vi gerne skulle have fået ind. Man kan vælge at få periodiseret omsætningen så systemet deler omsætningen op og forskyder den så tallene passer med hvornår der er leveret noget til hver modtager.
Rapporten med indbetalinger og udbetalinger viser alle indbetalinger og udbetalinger som er blevet registreret i systemet. Den kan f.eks. bruges til at se hvor mange penge der faktisk er gået ind, eller til at se om systemet har set en bestemt betaling.
Debitorrapporten viser fakturaer som ikke er blevet betalt endnu.
Tilgodehavenderapporten viser det modsatte, indbetalinger med et overskud på som ikke kunne fordeles, endnu i hvert fald.
Inkassorapporten viser fakturaer, hvor rykkerprocessen ikke har ført til betaling af fakturaen. Så kan man enten afskrive modtagerne som dårlige betalere og kreditere fakturaen (så momsen frigøres), eller man kan forsøge at sende dataene videre til et inkassobureau.
Pingback: Introduktion til Iteras – ITERAS helpdesk