Overordnet om fakturering

ITERAS fakturerer alle abonnenter fuldautomatisk, uanset hvordan fakturaen skal sendes. Følgende faktureringsmåder er tilgængelige:

  • Papirfaktura (sendt separat): Printes og sendes fuldautomatisk af Betalingsservice ud fra filer som BS modtager fra Iteras en gang i døgnet (automatisk, uden at udgiveren skal foretage sig noget). En printet papirfaktura er standard-faktureringsmetoden, når man fakturerer via BS. Det vil sige, at alle som ikke er tilmeldt elektronisk fakturering til netbank eller automatisk træk via Betalingsservice får en papirfaktura.
  • Papirfaktura (leveret med bladet): Printes af udgiver selv ud fra fil med adresserings- og indbetalingskortsoplysninger, som trækkes i Iteras.
  • Elektronisk faktura til netbank: Leveres via BS til abonnentens netbank. I princippet smart, men i praksis fungerer det ikke særlig godt, da bankerne ikke altid er lige gode til at fortælle Nets når en abonnent skifter bank. Og så havner indbetalingskortet i abonnentens gamle bank, hvor abonnenten ikke opdager det.
  • Automatisk træk via Betalingsservice: Hvis abonnenten er tilmeldt Betalingsservice, trækkes beløbet uden at abonnenten skal godkende det. Trækket adviseres da på BS-opkrævningsoversigten. Der fremsendes ikke særskilt faktura.
  • Email-faktura: Fakturaen sendes som e-mail. Der er vedhæftet pdf-kopi af fakturaen, til dem som foretrækker dette.
  • NemHandel (EAN): Fakturaen leveres via NemHandel-systemet, som Iteras integrerer med. Der medsendes indbetalingskortlinjer, da NemHandel-systemet ikke har betalingsadviseringsfunktion, så betalingen adviseres via BS.
  • Kortbetaling (f.eks. Dankort, VISA, MasterCard) og andre betalingsmetoder: Faktura fremsendes via email med link til de betalingsmetoder, der tilbydes. Hvis abonnenten har tilladt det, kan beløbet i stedet trækkes automatisk, og fakturaen/kvitteringen fremsendes da enten i fb.m. trækket eller et antal dage før, afhængig af systemopsætning. Bemærk, at kortbetaling kræver indløsningsaftale. Iteras’ kortbetaling og andre betalingsmetoder kører via Quickpay eller Adyen (globalt). Se her hvilke betalingsmetoder vi understøtter via Quickpay og via Adyen.

Hvordan vælges faktureringsmetode?

Hvordan en abonnent faktureres, afhænger dels af udgiverens valg af foretrukken faktureringsmåde, og dels af, hvilke betalingsmetoder der tilbydes i tilmeldingsformularen eller vælges når abonnementet (bemærk, at det er abonnementet og ikke abonnenten der har faktureringsmåden tilknyttet – en abonnent med to abonnementer kan således godt blive faktureret på to forskellige måder!) oprettes.

Under forretningsenhedens indstillinger (Konto > Forretningsenhed) vælges under “Fakturering og betaling” en foretrukken faktureringsform. Der kan her vælges mellem Email, BS Indbetalingskort, Printselv indbetalingskort, Foreløbig udskudt og Manuel. Dette er den faktureringsmetode, som systemet falder tilbage på, hvis der ikke vælges anden faktureringsmåde i tilmeldingen/oprettelsen af abonnementet.

Sådan vælges de forskellige faktureringsmåder:

  • Papirfaktura (sendt separat): Vælg BS Indbetalingskort, og abonnenterne vil modtage en papirfaktura – med mindre de er tilmeldt automatisk træk via Betalingsservice, elektronisk faktura til netbank eller har indtastet et EAN-nummer.
  • Papirfaktura (leveret med bladet): Vælg Printselv indbetalingskort, og benyt adresseringsformatet “Generel med indbetalingskort”
  • Elektronisk faktura til netbank: Vælg BS Indbetalingskort. Denne faktureringsform kræver, at abonnenten åbner for modtagelse af elektroniske fakturaer i sin netbank, så du kan ikke som sådan vælge denne faktureringsform – den vælges af abonnenten. Hvis ikke, modtager abonnenten en papirfaktura.
  • Automatisk træk via Betalingsservice: Vælg BS Indbetalingskort. Denne faktureringsform kræver, at abonnenten tilmelder sig Betalingsservice, så i udgangspunktet er det abonnenten der vælger denne faktureringsform. Snak med supporten, hvis du ønsker en opsætning, hvor denne faktureringsform gøres obligatorisk for abonnenten.
  • E-mailfaktura: Vælg Email
  • NemHandel (EAN): Indtast et EAN-nummer på den enkelte abonnent. Overstyrer alle andre faktureringsformer, men kan ikke vælges som generel faktureringsmåde, idet EAN-nummer kræves.
  • Kortbetaling og MobilePay: Vælg Email. Faktura fremsendes med email, og heri er der link til betaling med kort/MobilePay. Hvis der er aftale om abonnementstræk på kort sendes blot en faktura som kvittering (dvs. med angivelse af, at den er betalt) til kunden, efter at betalingen er trukket, og der skal kun indtastes kortdata ved tilmelding. Fakturaen kan også sendes før betalingen trækkes.

Uanset hvilken foretrukken faktureringsmåde der vælges, kan en anden faktureringsmåde vælges på det enkelte abonnement når abonnenten oprettes manuelt, eller i fb.m. dataimport. Du kan også som udgiver åbne for, at abonnenten selv kan vælge en bestemt fakturerings-/betalings-måde i tilmeldingsformularen. Disse valg vil tage forrang over foretrukken faktureringsmåde.

Hvornår faktureres abonnenten?

Da faktureringen sker fuldautomatisk uden at udgiver skal foretage sig noget, er det Iteras som beregner hvornår fakturaen eller rykkeren skal afsendes. Kort fortalt sendes en faktura når en abonnementsperiode er udløbet. Nystartede abonnenter får enten fakturaen med det samme, eller forsinket så den kommer omtrent samtidig som abonnentens første nummer – afhængig af, hvad udgiveren har valgt. Det er grundprincipperne, men der er både detaljer og afvigelser fra grundprincipperne, som beskrives herunder.

For det første må man skelne mellem kampagner, hvor der tælles numre, og kampagner som kører på tid. Det er relevant i relation til, hvad der definerer udløb af en kampagne, idet det er udløbet som igangsætter faktureringen – eller rettere: Udløbstidspunktet er fikspunktet, som videreførelsen defineres i forhold til (videreførelsen kan være samme dag eller sættes til at ske tidligere), og videreførelsen styrer faktureringen. Hvis der tælles numre, løber en kampagne ufravigeligt ud, når sidste nummer i en periode trækkes – det til sige, når antallet af blade til gode går fra 1 til 0. På tidsbaserede kampagner sker udløbet når sidste dag på kampagnen er gået. På udløbsdatoen eksekveres videreførelsesinstruksen på kampagnen. Den kan enten være, at kampagnen stoppes, men fakturering sker selvfølgelig kun i det tilfælde at den videreføres til en ny periode, hvad enten det er samme kampagne som den netop udløbne, eller en anden. Så i udgangspunktet vil fornyelsesfakturaer blive sendt ved kørslen af sidste nummer i en periode, når der tælles numre (hvilket typisk vil være 10-15 dage før sidste nummer modtages af abonnenten), og på udløbsdagen på tidsbaserede numre.

Disse grundprincipper kan modereres på følgende måder:

  1. Hvis der faktureres over Betalingsservice, vil man oftest ønske, at videreførelsen af kampagnen sker senest d. 18. i måneden, idet dette man så kan nå at få de automatiske Betalingsservice-opkrævninger med, som vi indsender ca. 6 bankdage inden slutning af måneden. Derfor vil man på nummer-baserede kampagner ofte sætte sin tildeling til at ske senest d. 18., hvis den alligevel ligger omkring de dage (hvilket den ofte gør, da mange magasiner udkommer omkring d. 1., og kørslerne sker som regel 10-15 dage før). Det er f.eks. dumt at have kørsel d. 20., hvis man fakturerer over BS. Og på tidsbaserede kampagner vil man af samme årsag sætte videreførsel af kampagnen til at ske fx 15 dage før. Bemærk, at der er i december er tidligere frist pga. juleferien – det varierer lidt fra år til år. Bemærk også, at BS-opkrævningerne ignorerer en evt. forsinkelse af opkrævningen, idet der er en “naturlig” forsinkelse i forløbet. Disse sendes altså ved videreførsel, så de kan nå at komme med d. 19. En sidste bemærkning: Videreførelse af kampagnen er ikke lig med start af næste kampagne, idet en kampagne godt kan være videreført for at kunne faktureres via BS, men stadig afvente sin startdato. I så fald vil den tidligere kampagne fortsat være aktiv. Begge vil ses under abonnenten.
  2. Det er muligt at forsinke faktureringen af både første periode og efterfølgende perioder. Forsinkelse af faktureringen på nummerbaserede kampagner medfører, at faktureringen/opkrævningen sker på udgivelsesdagen i stedet for kørselsdagen. Og på tidsbaserede betyder forsinkelsen tilsvarende, at der faktureres på periodens startdato og ikke på en evt. tidligere videreførelsesdato. For nystartede abonnenter har valget betydning for, om der opkræves ved tilmelding eller ved start af abonnementet – det har selvfølgelig kun betydning, hvis starten sker senere end tilmeldingen. Det kan f.eks. ske pga. synkronisering, som er næste punkt.
  3. Det er muligt at synkronisere opkrævningerne, så alle abonnenter opkræves i starten af hvert år, kvartal eller måned. I så fald skal man tage stilling til hvad der skal ske med første mellemperiode, når en abonnent tilmelder sig på andre tidspunkter: Skal start udskydes til næste opkrævningstidspunkt, eller skal der ske en forholdsmæssig opkrævning af perioden frem til starttidspunktet. Bemærk, at man også kan videreføre synkroniserede kampagner før tid m.hb.p. BS-opkrævning (som beskrevet under pkt. 1), idet BS-opkrævninger i så fald også her ignorerer en evt. forsinkelse af opkrævningen til d. 1., og i stedet udsendes på videreførelsestidspunktet.

Betalingsservice kan i øvrigt være op til syv dage om at levere FI-indbetalingskort fra vi afsender den. Denne forsinkelse tager Iteras ikke højde for.

Læs om kørsler i Iteras her.  Kørslerne styrer, hvornår på dagen den faktiske afsendelse sker.

En sidste bemærkning omkring faktureringstidspunkt er, at det som regel er smart at genfakturere abonnenter i god tid før starten af den nye periode, da de så kan nå at sige op inden de får tilsendt blade, som de måske ikke ønsker at betale for. Det sparer potentielt både udgiver og abonnent for ærgrelser.