Nogle gange kommer der fejl i manuelle handlinger med systemet. Som eksempel, en fejlede betalingskort-indbetaling bliver manuelt tilknyttet til en anden abonnent, eller pakkerien pakker forkerte faktura til kunden. Resultatet er, at penge kommer til at ligge hos en helt anden abonnent som så får ingen påmindelser om indbetalinger.

Heldigvis kan man rette dette i kun to trin.

For overskuelighedens skyld, giver vi navner og numre til påvirkede abonnenter og fakturaer:

Jens Jensen indbetaler 1000 kr. på faktura 123456 som tilhører Peter Petersen. Jens Jensens faktura 654321 på 500 kr ligger ubetalt.

Trin 1: Fjern betaling fra Peter Petersens faktura 123456.

I faktura-siden, tryk på “Frigør betalingen” og udfyld formularen.

Frigør

Systemet viser dig nu tre muligheder, hvad du kan gøre med betalingen. Vælg “Tilbagebetal”.

tilbagebetal

Tilbagebetal note

(Du skal ikke overføre pengene, fordi de hører til en anden faktura)

Når det er gjort, tryk på “Fakturaoversigt” i den øverste højre hjørne. Nu vises faktura 123456 som ubetalt.

fakturaoversigt

Peter Petersen får snart en automatisk påmindelse om, at han skal betale. Du kan også vælge at trykke på “Gensend faktura” i faktura-siden.

Trin 2: registrer betaling på Jens Jensens faktura 654321.

I faktura-siden, tryk på “Registrer indbetaling”:

registrer indbetaling

Selvom Jens Jensens faktura står på 500, kan du – og skal – indtaste det beløb, som han har betalt, dvs. 1000 kr. Når du trykker på “Registrer ny indbetaling”, giver systemet dig en advarsel om, at beløbet ikke matcher. Dette er for at forhindre stavefejl, men vi er jo klar over, at det ikke er en stavefejl i denne fald. Tryk derfor på “Registrer indbetaling”.

advarsel

Iteras registrerer indbetalingen og det, at beløbet er for højt. Du har nogle muligheder med hvad at gøre med den overskydende beløb, men denne gang skal du ikke foretage dig noget valg. Tryk på abonnentens navn eller fakturaoversigten i øverste højre hjørne. I abonnent-siden og fakturaoversigten kan du se, at saldo er kommet op på 500 kr. Den bliver automatisk fordelt på den næste faktura, når den kommer. Rykkere – hvis de var udstedte – bliver også krediteret automatisk.

Saldo

Sådan skema (Frigør og tilbagebetal – Registrer indbetaling) gælder altid, når du skal flytte betalingerne mellem fakturaer tilhørende forskellige abonnenter. Forskelle i beløb bliver håndteret automatisk af Iteras.

God arbejdslyst!