Når man benytter et system som Iteras, får man adgang til at bogføre sin omsætning sådan som loven kræver det – nemlig periodiseret. Det er stort set umuligt at gøre korrekt uden et system, der holder styr på, hvad der skal periodiseres. I denne artikel beskriver vi, hvordan du bogfører korrekt med periodisering.
Periodisering vil sige, at omsætning bogføres på det tidspunkt, som omsætningen vedrører. “Vedrører” betyder i denne forbindelse leveringen af varen. Hvis man har et digitalt medie uden udgivelser, dvs. et website, der opdateres med nyt indhold løbende uden at der er nogen egentlige udgivelser, så sker der i princippet en dellevering hver dag. Har en abonnent købt et års abonnement på websitet, er månedens levering omkring 1/12 af abonnementets pris idet der jo ikke er helt samme antal dage i hver måned – Iteras tæller præcist. Har man købt 6 måneders abonnement, er en måneds levering = ca. 1/6 af abonnementsprisen, og så fremdeles.
Anderledes er det, hvis man har udgivelser – det kan være et traditionelt trykt magasin, men det kan også være et digitalt magasin der udkommer på bestemte datoer. Her ser man på udgivelsesdatoen for at fastslå, hvilken måned omsætningen hører hjemme i. Hvis man igen køber et årsabonnement, og der kommer 12 numre, bogføres 1/12 af omsætningen hver gang et nummer udkommer. Bemærk, at det ikke behøver at betyde, at der bogføres 1/12 i hver måned. Hvis f.eks. februar-nummeret udkommer 1. februar, og marts-nummeret udkommer 28. februar, indtægtsføres 2/12 i februar. Tilsvarende kan man have magasiner, der udkommer færre eller flere gange årligt end de 12 i eksemplet. Princippet er hele tiden det samme, at man dividerer abonnementsprisen med antallet af udgivelser der betales for, og bogfører hver del i den måned, hvor udgivelsesdatoen er. Hvis man har et stort antal forskellige kampagner og mange abonnenter, hvoraf nogle af og til stopper midtvejs, bliver det hurtigt meget komplekst at holde styr på.
Med periodiseret omsætning er man altså ude i, at man indtægtsfører omsætningen efterhånden som man leverer varen. Men man sender jo ofte fakturaer for et helt år ad gangen, og der løber betalinger ind som vedrører hele den periode, man har faktureret for. Det skal ligeledes afspejles i bogføringen.
Derfor opretter man en balance-konto i sin kontoplan i sit bogføringsprogram, som man f.eks. kalder “Forudfakturerede abonnementer”. Her bogfører man hver måned den fakturerede omsætning. Er der krediteringer, skal de være fratrukket – det gør Iteras automatisk i rapporten. Denne konto indeholder altså ens gæld til abonnenterne, forstået som faktureret men ikke leveret produkt. Derudover indtægtsfører man hver måned den periodiserede omsætning. Det betyder i praksis, at man krediterer sin omsætningskonto med værdien af månedens levering, og debiterer Forudfakturerede abonnementer, så den del af omsætningen, der svarer til hvad man har leveret i perioden, flyttes over på omsætningskontoen (indtægtsføres). Dermed flyttes beløbet fra balancen til resultatopgørelsen, og går altså fra at være en gæld til at være omsætning.
Nu kunne man måske blive i tvivl om, hvordan det forholdt sig med krediteringer. Dem skal man som sagt ikke gøre noget særligt for at holde styr på, hvis blot man bruger tallene som Iteras’ omsætningsrapport genererer. Det er nemlig sådan, at krediterede beløb ikke periodiseres, men fratrækkes i den fakturerede omsætning på den dato, hvor krediteringen sker.
Resultatet af det hele er således, at man har to konti, der til sammen giver et godt overblik over bladets situation:
1) Forudfakturerede abonnementer viser til stadighed omsætning som man har faktureret, men ikke leveret varer for. Man kunne kalde dette for skylden til abonnenterne. Ideelt står dette beløb minus debitorer på ens bankkonto – gør det ikke, er det økonomisk udtryk for, at man har finansieret driften ved at låne fra abonnenterne, som man jo skylder leveringer for de penge, de har indbetalt.
2) Omsætningen (altså den periodiserede) viser den omsætning, som er både solgt og leveret.
Det sidste element er selvfølgelig likviditeten. En abonnent betaler ikke altid i det øjeblik, fakturaen udstedes, og dermed opstår der abonnent-debitorer. Når man bogfører sin forudfakturerede omsætning, modposterer man samtidig beløbet på debitorkontoen, mens indbetalinger bogføres debitorkontoen og debiteres bankkontoen i bogføringssystemet. På den måde har man i debitorkontoen overblik over gæld som abonnenterne skylder. Iteras har også en rapport der kan beregne debitorsaldoer på en bestemt dato og give et overblik og hvor gammel gælden er.
Pingback: Lidt grundlæggende om regnskab og terminologi – ITERAS helpdesk