Omsætningsrapporten i Iteras viser omsætningen for en valgfri periode. Man kan vælge at få vist omsætningen opdelt op på en valgfri parameter, f.eks. kampagner, lande, opkrævningsform eller felter, man har defineret selv (f.eks. sælger).
Der er grundlæggende to måder at få vist omsætningen på. Enten kan man få den vist baseret på faktureringstidspunkt, eller også kan man få den vist baseret på leveringstidspunkt – også kaldet periodiseret omsætning. Begge er nødvendige for korrekt bogføring.
Omsætning baseret på faktureringstidspunkt
Omsætning baseret på faktureringstidspunkt er simpelthen totalen af alle fakturaer, som er oprettet i den valgte periode. Iteras opretter fakturaer når de er modne til afsendelse.
Nogle medier bogfører omsætningen alene på basis af faktureringstidspunkt, men faktisk må man ikke indtægtsføre beløbet før man har leveret varen. Det vil sige, at man hver måned må indtægtsføre et beløb, der svarer til den leverede andel af den periode man har betalt for. Det handler næste afsnit om.
Omsætning baseret på leveringstidspunkt (periodiseret omsætning)
Hvis man vælger at få omsætningen vist ud fra leveringstidspunkt (periodiseret), fordeles omsætningen på abonnementer ud fra hvad der er leveret på abonnementet i den periode rapporten bliver kørt på – for tidsbaserede abonnementer er det i form af dage, for udgivelsesbaserede abonnementer er det udgivelser.
Nogle økonomisystemer periodiserer en faktura fuldt ud frem i tiden når fakturaen oprettes. Det gør Iteras ikke – vi periodiserer kun for den tid, der er gået, hvor vi rent faktisk ved, hvad der er sket, i modsætning til fremtidsperiodisering, der baserer sig på antagelser.
Forståelsesmæssigt kan det være gavnligt at tænke på, at systemet ved oprettelse af en fakturering også opretter et tilsvarende beløb, som skal periodiseres. Der holdes så løbende styr på, hvor meget der mangler at bliver periodiseret (dette beløb kan også trækkes ud i omsætningsrapporten til afstemning). Ved tidsbaserede abonnementer tages der en andel af restbeløbet hver gang klokken passerer midnat, og ved nummerbaserede abonnementer er det ved hver levering.
- Udgivelser regnes for at være tilskrevet/leveret ud fra kørselsdatoen på udgivelsen. Kun tilskrivninger som er registreret i systemet tæller med – dvs. at hvis man manuelt har sendt en udgivelse til en abonnent uden det er registreret i systemet, så kan systemet ikke tælle den udgivelse med (derfor skal man altid registrere udsendelser, som skal tælle med).
- For tidsbaserede abonnementer regnes som udgangspunkt i hele dage ud fra det registrerede start og sluttidspunkt på abonnementet. I fb.m. start og slut af abonnement vil der dog blive taget højde for det tidspunkt på døgnet hvor start eller slut sker (det er samme tidspunkt, hvis abonnementet ikke stoppes før tid), og så vil periodiseringen af start- og slutdagen blive fordelt mellem første og sidste dag på abonnementet, i et forhold som afhænger af, hvilket tidspunkt der startes/stoppes. Tidsbaserede abonnementer kan godt variere lidt i længde – f.eks. vil et ét-månedsabonnement med start d. 1. februar indeholde lidt færre dage end et tilsvarende abonnement med start fra 1. marts, da februar har færre dage. Dermed bliver det periodiserede beløb pr. dag højere i februar end i marts.
- Evt. resterende omsætning opgøres ved et abonnements afslutning. Hvis f.eks. det udgivelsesbaserede abonnementet ovenfor stoppes efter 4 numre uden at der krediteres noget, vil der på afslutningsdatoen være en omsætning på 300 x (6 – 4) / 6 = 100 kr.
- Forlængelse af abonnementet med. ekstra udgivelser eller ekstra tid, påvirker som sådan ikke periodiseringen der går ud fra mængden på kampagnen. Hvis f.eks. der tilføjes en udgivelse til abonnementet ovenfor, vil hver af de 6 første udgivelser stadig resultere i en omsætning på 300 x 1 / 6 = 50 kr. og ikke 300 x 1 / 7. Den sidste udgivelse giver derimod ikke nogen omsætning fordi abonnementet på det tidspunkt er løbet tør for omsætning – de fakturerede 300 kr. er allerede indtægtsført. Tilsvarende med tidsbaserede abonnementer, hvor den ekstra tid ikke har nogen omsætning tilbage at periodisere.
- Suspendering af abonnementet fører til pause af periodisering så længe abonnementet forbliver suspenderet. Hvis det genoptages og får en ny slutdato (dvs. abonnenten kompenseres ved forlængelse med den periode, det har været suspenderet), vil periodiseringen også genoptages, således at det daglige periodiserede beløb bliver det samme i resten af abonnementets løbetid. Hvis ikke der kompenseres ved at forlænge abonnementet, så periodiseres andelen ved afslutning af suspenderingsperioden, da beløbet så er tabt for abonnenten. Bemærk derfor, at suspenderede abonnementer indeholder et ikke-periodiseret beløb som først håndteres hvis abonnementet stoppes – og som vil indgå i opgørelse af ikke-periodiseret beløb i omsætningsrapporten. Af den årsag anbefales det at der løbende tages stilling til suspenderede abonnementer, evt. vha. Iteras’ automatiske stop af suspenderede abonnementer.
- Krediteringer falder på kreditnotadatoen og resulterer i, at restbeløbet periodiseres (ud over selve krediteringen af fakturaen). Hvis f.eks. abonnementet stoppes efter 4 numre og de 2 sidste udgivelser krediteres med 50 kr. pr. udgivelse, så giver det en kreditering på 2 x 50 = 100 kr. og tilsvarende en omsætning på 100 kr. (forklaret på en anden måde: Systemet holder hele tiden styr på, hvad der mangler at blive periodiseret. Dette beløb periodiserer vi med omsætningen på 100 kr., og så krediterer vi periodiseringen med det samme beløb, så det periodiserede beløb kommer til at svare til det fakturerede minus krediterede beløb). Bemærk, at dette betyder, at en manuel kreditering ikke vil blive fordelt jævnt over de resterende dage i perioden – i stedet vil der fortsat blive periodiseret efter det fulde fakturabeløb indtil der grundet krediteringen ikke er flere penge at periodisere, hvilket jo så vil være før udløb af perioden. Dette skyldes, at stop eller manglende leveringer er den primære årsag til krediteringer i Iteras (hvis man derimod tildeler en rabat efter faktureringen, ville man ideelt ønske sig, at den blev fordelt ud på på den resterende periode, men dette sker altså ikke). Bemærk, at hvis der opsiges frem i tid med strakskreditering, vil modregningen i suspenderingen også ske straks.
- Omsætning fra forsinkede fakturaer fordeles stadig ud på hele abonnementet, men tilskrives aldrig tidligere end fakturadatoen for at undgå at rapporterne ændrer sig bagud i tid. Hvis f.eks. fakturaen på 300 kr. på abonnementet først var blevet udstedt efter anden udgivelse, så ville en rapport på de to første udgivelser give en omsætning på 0 kr., mens der på dagen for fakturaen ville blive en omsætning på 300 x 2 / 6 = 100 kr. for at kompensere for de to første udgivelser.
- Rykkergebyrer regnes for leveret på fakturadatoen og periodiseres altså ikke.
Pingback: Korrekt bogføring for magasiner (med periodiseret omsætning) – ITERAS helpdesk
Pingback: Lidt grundlæggende om regnskab og terminologi – ITERAS helpdesk