Der kan under Økonomi konfigureres et eller flere faste bogføringsudtræk, som kan hentes manuelt eller automatisk og importeres ligeledes manuelt eller automatisk i et økonomisystem.
Udtrækket indeholder alle de transaktioner i den valgte periode, som det i konfigurationen er angivet, at man ønsker. Der kan hentes:
- fakturalinjer
- kreditnotalinjer
- indbetalinger
- udbetalinger
Når vi taler om fakturalinjer i stedet for bare fakturaer, er det fordi det er linjerne, der udtrækkes som transaktioner, også selv om en faktura indeholder flere fakturalinjer. I sidstnævnte tilfælde vil fakturaen ufravigeligt give flere transaktionslinjer i udtrækket.
Konfigurering af udtræk
Konfigurering af bogføringsudtræk foregår under knappen “Opsætning” under Økonomi > Bogføringsudtræk.
Der er to elementer i opsætningen, som gennemgås herunder.
1) Konfigurering af kolonner
For det første skal man definere hvilke kolonner man ønsker med i udtrækket. Når man går i gang med konfigureringen, foreslår Iteras en samling af typiske kolonner: Dato, transaktionsbeskrivelse, beløb, valuta, debetkontonummer, kreditkontonummer, samt to ekstra felter, der f.eks. kan bruges som afdelings-“tags” (eller lades tomme). Der er mulighed for selv at vælge flere til, eller fjerne nogle af de forvalgte, så man får de kolonner med, man skal bruge.
Customfelter er også tilgængelige i udtrækket. Har man f.eks. flere kasser til kontantindbetalinger i huset, kan man oprette et customfelt til betalinger, som eksporteres med som kolonne. Man kan også lægge customfelter på kampagner, som eksporteres med ud.
Afstemning af indbetalinger
En par kommentarer skal knyttes til feltet “betalingsform”, som kan bruges hvis man ønsker at styre betalinger fra forskellige betalingsformer (f.eks. Visa-Dankort, Mastercard, Indbetalingskort, etc.) ind på forskellige finanskonti i sit økonomisystem med det formål at lave en automatisk afstemning af indbetalinger som registreres i Iteras med indbetalinger der går ind i banken.
Hvornår pengene modtages fra kortbetalinger afhænger af den indløsningsaftale man har, og det kan variere fra kort til kort. Som standard vil gebyrer være trukket på internationale kort inden beløbet udbetales (dvs. man får udbetalt fakturabeløbet minus gebyret), og det gør automatisk afstemning vanskeligere. Man kan derfor bede Nets om at få udbetalt det fulde beløb, og afregne gebyrerne månedligt. Dette er standard på Dankort.
Det er nødvendigt at kende de felt-værdier, der kan forekommer. Disse står i det følgende til venstre for kolon, mens forklaringen står til højre for kolon. Man får selvfølgelig kun de værdier som man har betalingsaftaler til.
“manual”: Manuel registrering af betaling
“netsdk-bs”: Betalingsservice
“netsdk-fikort”: BS Indbetalingskort
“american-express”: American Express
“amex”: American Express
“dankort”: Dankort
“visadankort”: Visa/Dankort
“diners”: Diners Club
“edankort”: eDankort
“fbg1886”: Forbrugsforeningen af 1886
“jcb”: JCB
“maestro”: Maestro
“mastercard“: Mastercard
“mastercard-debet”: Mastercard
“mobilepay-subscriptions”: MobilePay Subscriptions
“visa”: Visa
“visa-electron”: Visa (dette kan være både Visa Debit og Visa Electron)
“paypal”: PayPal
“sofort”: SOFORT
“viabill”: ViaBill
“paii”: Paii
“sepadirectdebit”: SEPA Direct Debit
“bankgirot-receivables”: Bankgirot Inbetalningar
“bankgirot-autogiro”: Bankgirot Autogiro
Ved udbetalinger fra kort vil værdien være:
“card”
… mens den for øvrige vil være det samme som for indbetalinger.
Hvis der benyttes MobilePay til enkeltbetalinger (altså ikke MobilePay Subscriptions) vil dette ikke fremgå i udtrækket. Her vil i stedet fremgå det kort, der er tilknyttet abonnentens MobilePay.
2) Konfigurering af eksporteringsregler
Den anden del af opsætningen er konfigurering af eksporteringsregler. Her opsættes hvilke oplysninger der ønskes eksporteret til hvilke finanskonti.
Eksporteringsreglerne opsættes i “blokke”, og der opsættes så mange blokke som der er behov for. For hver blok angives et sæt debet- og kreditkontonumre og evt. ekstrafelter, og så vælger man de transaktioner, man vil have på de pågældende kontonumre. Dette sker med følgende valgmuligheder:
Poster
Der er tre hovedgrupper af poster, som kan eksporteres:
- Betalingstransaktioner: Indbetalinger, udbetalinger og administrative betalingsoverførsler (f.eks. betalinger mellem abonnent-konti som ikke reelt er udtryk for et ind- eller udbetalt beløb på bankkontoen).
- Faktura-/kreditnotalinjer: Her kan man vælge, om man vil have alle fakturerede beløb ind på samme konto, eller om man vil splitte nogle ud – f.eks. moms, eller rabatter, så man let kan overskue hvor meget man har givet i rabat. Det er ikke muligt at definere sine egne kategorier (men kontakt os, hvis du har et behov der ikke er dækket af de eksisterende muligheder – hvis vi vurderer, at behovet er generelt, kan vi måske tilføje en kategori mere).
- Betalingsfordelinger/-frigørelser: Disse poster skal ses som et alternativ til betalingstransaktionerne, således at man bruger enten betalingstransaktioner, eller betalingsfordelinger i sit bogføringsudtræk. Det kræver lidt nærmere forklaring: Betalinger i Iteras er selvstændige objekter, som kan fordeles på forskellige måder. Det illustreres bedst ved et eksempel: En abonnent modtager en faktura på 100 kr. Abonnenten betaler 100 kr. ind på fakturaen. Der vil derved komme en betalingstransaktion på 100 kr. hvis man vælger at vise betalingstransaktioner, og der vil blive fordelt 100 kr. til fakturaen, hvis man vælger at se på betalingsfordelinger. Det er lige ud ad landevejen. Men nu ringer abonnenten midtvejs i abonnementet og ønsker abonnementet stoppet. Halvdelen er fakturaen krediteres. Derved frigøres der 50 kr. af det betalte beløb fra fakturaen. Det fører ikke i sig selv til nogen udbetaling fra bankkontoen til abonnenten, så i betalingstransaktioner sker der ingenting. Men betalingsfordelinger får en transaktionslinje med de 50 kr., som er frigjort. Abonnenten har desuden ved stoppet en anden delvist ubetalt faktura fra en tidligere abonnementsperiode, hvor der skyldes 25 kr. 25 kr. ud af de 50 kr. som bliver frigjort bruges på denne faktura, dvs. der sker en ny fordeling af en del af betalingen til den anden faktura. Det medfører ikke nogen penge ind på bankkontoen, så der sker heller ikke her nogen ting under betalingstransaktioner, men der sker noget under betalingsfordelinger. De sidste 25 kr. tilbagebetales til abonnenten. Her sker der både en fordeling af de 25 kr. til en tilbagebetaling, og en faktisk udbetaling – dvs. her er der 25 kr. på både betalingstransaktioner og betalinger. Hvis abonnenten betaler for meget, kan man også se beløb, der ikke fordeles, fordi beløbet ikke hører til nogen faktura. Det vil i så fald fremgå som en betalingstransaktion, men ikke som en betalingsfordeling.
Desuden er der en ekstra kategori, “Forskudsindtægtsføring af abonnementer”. Dette er en specialkategori beregnet til avancerede scenarier, hvor man ved abonnementsstart ønsker at indtægtføre et beløb svarende til en bindingsperiode på abonnementet. Dette bør ikke benyttes uden rådgiver fra Iteras.
Filtrering
For nogle er det nok at fordele de ovennævnte poster på forskellige debet- og kreditkonti. For andre skal der mere filtrering til.
Det er derfor muligt at tilføje en filtrering til eksporteringsreglen, således at yderligere kriterier skal være opfyldt for at en transaktion medtages. Har man flere forretningsenheder (CVR-numre) vil man typisk skulle bogføre disse separat. Men det kan også være, at man ønsker at filtrere på produkt- eller kampagneniveau, således at man på givne debet- og kreditkonti medtager bestemte produkter eller kampagner.
Hvis man giver sig i kast med filtreringen skal man være opmærksom på at man får det hele med. Hvis man f.eks. filtrerer på produkter, kan man komme til at glemme et produkt, således at transaktioner på dette produkt ikke kommer med ud. Og tilsvarende med kampagner. Det vil man dog selvfølgelig opdage i afstemningen af regnskabet (hvor der vil være penge på bankkontoen, som ikke hører til nogen steder).
Bemærk, at der ikke er nogen kontrol af sammenhæng mellem filtreringen af produkter og kampagner, således at produktvalg fører til at kun kampagner med disse produkter kan vælges.
Indlæsning i økonomisystem
Manuel udtræk
Ønsker man at udtrække transaktionerne manuelt, sker dette simpelthen ved at man indtaster det datointerval, som man ønsker transaktioner for, og derefter trækker filen.
Bemærk, at Iteras ikke holder styr på, hvad der er trukket ud og indlæst i økonomisystemet. Man er altså selv ansvarlig for at holde styr på, at transaktioner ikke indlæses dobbelt, eller at man har “huller i transaktionerne”. For at undgå dette, må man naturligvis aldrig eksportere og indlæse transaktioner for en dag før klokken har passeret midnat, idet der ellers kan komme flere transaktioner til inden dagen er omme.
Maskinelt udtræk
Det anbefales – bl.a. for at undgå de risici der er for fejl når man benytter manuelle udtræk – at opsætte et automatisk maskinelt udtræk af bogføringsrapporten via API. Den tekniske opsætning beskrives her: https://app.iteras.dk/api/docs/server/financial/
Derved kan overførslen af transaktioner fra Iteras til økonomisystemet automatiseres og ske f.eks. dagligt.
Opsætningen kræver naturligvis hjælp fra en tekniker.