Rykkerproceduren i Iteras kører fuldautomatisk og kan indstilles efter udgiverens ønsker. Indstillingsmulighederne findes under publikationens opsætning under den bjælke som hedder “Forfaldne fakturaer”.

Det første man skal tage stilling til, er om man overhovedet vil reagere på manglende betaling. Det slås overordnet til og fra øverst.

At reagere betyder at sende en rykker eller en påmindelse. I praksis skelner Iteras ikke mellem disse typer – man kan vælge at tænke på rykkerne som tre breve/emails/elektroniske påmindelser der sendes, og hvor man selv i vid udstrækning bestemmer ordlyden. Nogle udgivere vælger at formulere rykkeren, så den er en opfordring om at tegne den næste abonnementsperiode, i stedet for en rykker for manglende betaling. Det er helt op til udgiveren. Det som dog ligger fast er, at rykkeren er en faktura som kan have noget ekstra rykker-tekst.

Frister og antal rykkere

Dernæst skal der tages stilling til, hvor lang tid der skal gå mellem hver rykker (minimum er ifølge dansk lovgivning 10 dage). Det styres dels af betalingsfristen, der jo angiver, hvor længe man har til at betale en faktura eller rykker. Men derudover har Iteras et felt, som hedder “Ekstra frist fra forfaldsdato”, som er et ekstra antal dage udover forfaldsdatoen, der skal gå, før systemet sender en rykker. Hvis betalingsfristen er 8 dage, og ekstra frist er 5 dage, vil der gå 8+5=13 dage mellem faktura og første rykker, samt mellem hver rykker. Den ekstra frist er primært til for at sikre, at alle betalinger som registreres via Nets er registreret, inden der rykkes – der går nemlig et par dage fra betalingen indgår i banken og til den er registreret automatisk i Iteras, simpelthen fordi banken først skal give Nets besked og dernæst skal Nets give Iteras besked. Sekundært kan den ekstra frist bruges, hvis man ønsker at være lidt mindre emsig med rykningen, så man f.eks. venter 5-10 dage ekstra i fh.t. den angivne betalingsfrist inden man sender en rykker.

Udgiveren styrer også selv, hvor mange rykkere der sendes (dog højest 3), og hvilket gebyr, der skal på hver rykker (gebyr kan også sættes til 0 kr.). Der er tillige mulighed for at oprette særlige tekster til rykker 1, 2, og 3, så man f.eks. kan skrue bissen mere og mere på.

Auto-suspendering

Hvis ikke en abonnent betaler sin regning, svinder udgiverens lyst til at levere abonnenten blade eller adgang til elektroniske udgivelser. Det er derfor muligt at suspendere abonnenten automatisk, og man kan i Iteras vælge, hvornår denne suspendering skal ske. Den ene ende af spektret er at suspendere, når abonnenten er nået til enden af rykkerproceduren, og ikke har betalt. De får her status af “Inkasso” (selv om det ikke betyder, at de automatisk sendes til inkasso!). Den anden ende af spektret er, at abonnenten suspenderes allerede ved første rykker.

Kreditgrænse og tidsgrænse for kredit

Nogle udgivere ønsker ikke at rykke abonnenterne for mindre beløb. Derfor er det muligt at indsætte en kreditgrænse i Iteras. Kreditgrænsen betyder, at rykkerproceduren først aktiveres, når kreditgrænsen er nået. Til gengæld rykkes så samlet for alle forfaldne ikke-betalte fakturaer. Det er især anvendeligt, hvis man f.eks. fakturerer abonnenterne for ét blad ad gangen. Hvis ikke man indsætter en kreditgrænse, kan man ende med at have mange simultane rykkerforløb kørende (en for hver faktura som ikke er betalt), og så kan abonnenten opleve at blive bestormet med rykkere for forskellige fakturaer. Indsættes i stedet en kreditgrænse, vil de enkelte fakturaer som nævnt blive rykket samlet, når kreditgrænsen nåes.

I det ovenstående eksempel kan en abonnent godt tænkes at glemme en enkelt lille faktura, men ellers betale sine fakturaer løbende. Abonnenten har altså en gæld som aldrig når kreditgrænsen. Derfor kan man også indsætte en tidsgrænse for kredit, så man f.eks. ikke må have gæld, der er over 6 mdr. gammel. Hvis dette sker, iværksættes rykning, selv om kreditgrænsen ikke er nået.

Det er også nødvendigt at definere helt præcist, hvornår kreditgrænsen nåes. Et eksempel: Hvis kreditgrænsen er 250 kr., og en abonnent skylder 225 kr., og så tilskrives et blad på 50 kr., hvorved skylden stiger til 275 kr. – får man så det blad, der er skyld i, at kreditgrænsen overskrides? Ja, det gør man, men herefter iværksættes rykkerproceduren, og hvis suspendering er sat til 1. rykker, får man ikke flere blade.

Hvordan sendes rykkere?

Afsendelsen af rykkere sker som hovedregel på samme måde som afsendelsen af fakturaen.

Dog er det sådan, at hvis man fakturerer via e-mail, er det kun første rykker som sendes via e-mail. De to sidste sendes som printede fakturaer, idet man derved også når abonnenter, som blot ikke har set deres mail, eller hvor den er røget i spam-filteret.

Den anden undtagelse er printselv, hvor rykkere printes og sendes via Nets.