Når man skifter til Iteras, og har eksisterende Betalingsservice-betalingsaftaler (i det følgende blot kaldet BS-aftaler), så skal der ske en konvertering af Betalingsservice-setuppet til Iteras.
Timing og planlægning
I god tid inden man går i luften med Iteras skal BS-konverteringen times og tilrettelægges, som Egon Olsen ville have sagt. Og med samme præcision, som han ville have gjort.
Findes der ikke eksisterende BS-aftaler, er timingen dog ikke så vigtig. I så fald skal Betalingsservice-aftalen blot opdateres, så Iteras bliver dataleverandør, og så indstillingerne på aftalen passer med Iteras. Det kan man læse mere om ved at klikke her. Vi anbefaler kraftigt, at man beholder det eksisterende FIK-nummer til indbetalingskort, da det ellers tager tid at vænne abonnenterne til det nye FIK-nummer.
Findes der eksisterende BS-aftaler, vil man som regel gerne kunne fortsætte med at opkræve på disse aftaler efter skiftet til Iteras. Det giver også mindst ulejlighed for abonnenterne, der så ikke skal tilmelde sig BS igen.
Konverteringen af BS-aftaler kan indeholde følgende elementer:
- Flytning af aftalerne til nyt PBS-nummer, såfremt der er oprettet et nyt PBS-nummer i fb.m. overgangen til Iteras. Det kan f.eks. være relevant, hvis det eksisterende PBS-nummer også har været benyttet til andre ting end abonnementer (f.eks. annoncer), og man ønsker at fortsætte med denne brug. Iteras kan ikke dele PBS-nummer med andre funktioner, og derfor må der i så fald oprettes et helt nyt PBS-nummer. Det bør dog kraftigt overvejes, om ikke abonnementerne skal have lov at beholde det eksisterende PBS-nummer, da der som regel er flere transaktioner på abonnementer end på f.eks. annoncer.
- Udskiftning af abonnentnummer: Dette er relevant hvis de gamle abonnentnumre ikke videreføres i Iteras. Vi ser også ofte, at BS-aftalerne i tidligere systemer har været knyttet til abonnementsnumre og ikke abonnentnumre. I Iteras ligger de på abonnentnumre, og det vil i så fald også medføre et behov for at konvertere BS-aftalerne til de nye Iteras-abonnentnumre (hvad enten de faktisk er nye, eller det blot er fordi man skifter fra abonnement til abonnent-niveau i aftalerne).
Timingmæssigt betyder det sidste, at de nye abonnent-numre er nødt til at være kendt før man kan lave konverteringen af BS-aftalerne. Det vil sige, at konverteringen ikke kan påbegyndes før efter migreringen af data til Iteras.
Betalingsservice sætter også nogle begrænsninger. Man kan ikke konvertere BS-aftaler, hvor der er betalinger “ude”. Det vil der typisk være fra omkring d. 20. i måneden, hvor BS har indsendelsesfrist for opkrævninger til måneden efter, og frem til tredje bankdag efter d. 7., hvor afvisningsfristen er udløbet (under forudsætning af, at betalingsdatoen er d. 1. – ellers er det to ekspeditionsdage efter + 1 dag) Vinduet for konvertering åbner altså omkring d. 10. (men kan også være d. 12. hvis d. 7. er en fredag), og lukker senest omkring d. 22.-24., afhængig af måned. Undtagelsen er, hvis man ikke har indsendt BS-betalinger, f.eks. fordi der ikke var nogen der skulle opkræves i denne måned (ofte usandsynligt), eller fordi man af hensyn til datamigreringen beslutter at vente til måneden efter. Det kan dog lægge pres på likviditeten, at en måneds BS-opkrævninger forsinkes med en måned, så det vil vi som regel prøve at undgå i planlægningen.
Hvis der samtidig skiftes CVR-nummer kan det være en mulighed at lave konverteringen via Excel-ark, som sendes til BS, idet BS har særlige procedurer når skift af CVR-nummer indgår (det tillades ikke bare sådan lige, her skal juristerne ind over og sikre sig, at man ikke laver unoder). I så fald skal man bestille tid i god tid hos BS, da de ellers godt kan være for travle til at hjælpe.
Man bør påbegynde så snart vinduet åbner, og ikke udskyde det til sidste øjeblik, så der er tid til at rette evt. fejl. Der kan kun ske én verifikation hos BS af at konverteringen er gået godt hver dag, så man har med andre ord ét skud om dagen.
Bemærk, at PBS-nummeret skal være konverteret før man kan konvertere BS-aftalerne. Dette kan altså med fordel gøres før konverteringsvinduet åbner, så man ikke spilder værdifuld tid på denne manøvre, der også vil tage en dag hos BS. Dette kan nemlig godt ske, selv om der er betalinger ude.
Konsekvensen af konverteringen af PBS-nummeret er, at betalinger efter konverteringen vil gå igennem Iteras. Der vil efter konverteringen typisk stadig indkomme betalinger på PBS-nummeret på fakturaer, som er udstedt i det gamle system. Disse matcher ikke fakturaer i Iteras, og vil derfor ende på fejllisten i Iteras. Herfra kan de trækkes ud til registrering i det gamle system, eller matches til de fakturaer i Iteras der svarer til det skyldige beløb i det gamle system (hvis dette er oprettet i Iteras). Derfor kan man i princippet lave konverteringen af PBS-nummeret så snart man er parat til at acceptere at betalingerne går via Iteras – hvilket typisk vil “ødelægge” automatikken i den hidtidige betalingsindlæsning, såfremt den har været automatisk, så man bør gøre det nogle dage før, f.eks. d. 1. i måneden. Af særlig interesse er her udestående BS-betalinger, som kan være talrige. Dette kan tale for, at man modtager BS betalingsfilen før man konverterer Nets-kreditornummeret.
Konklusionen er altså, at Nets-konverteringsplanen vil se sådan ud:
- PBS-nummer: Påbegyndes gerne før d. 10 i måneden, så man er klar – men bemærk, at betalinger så kommer ind via Iteras, også BS-opkrævninger!
- BS-aftaler: Påbegyndes så snart konverteringsvinduet åbner, omkring d. 10. i måneden