Uanset hvordan du tidligere har styret dine abonnenter, skal de importeres i ITERAS. Det sker via vores import-skabelon, som er et Excel-ark med fast definerede overskrifter til de data, systemet har brug for. Selve importen tager fra få sekunder til nogle minutter, afhængig af, hvor mange abonnenter der importeres. Det er ITERAS der laver selve importen, og ofte hjælper vi også med at udfylde især abonnementsfelterne i importfilen.

Import-skabelonen

Importskabelonen er som sagt et Excel-ark, og herunder er de kolonne-overskrifter, der kan benyttes, samt forklaring på, hvad de bruges til. Bemærk, at kolonneoverskrifterne skal skrives PRÆCIS som herunder. Hvis ikke der er data til felterne, efterlades de tomme.

Importskabelonen kan downloades her: DOWNLOAD IMPORTSKABELON

Grunddata

  • Abonnent-ID: Udfyldes ikke ved første import af en abonnent/medlem, men feltet kan bruges, hvis felterne på pågældende Abonnent-ID skal opdateres. Tidligere abonnent-id kan med fordel placeres i notefeltet, f.eks. med teksten “Tidl. abonnent-id: ” foran – så vil det være søgbart i Iteras.
  • Adgangskode: Abonnentens/medlemmets eventuelle adgangskode fra tidligere system. Hvis den ikke overføres, kan kolonnen udelades.
  • E-mailadresse: Abonnentens/medlemmets e-mailadresse
  • Navn: Alle for- og efternavne skrives her, i ét og samme felt. OBS: Der må ikke være linieskift i navnefeltet (men gerne i firmanavn)
  • Firmanavn: Hvis der er et firmanavn, kan det skrives her. Der må gerne være linieskift, dvs. flere linier med firmanavn (f.eks. Universitetsnavn i én linie og institut-navn i næste linie, eller virksomhedsnavn i første linie og “Company House” i anden linie).
  • Adresse: Her skrives hele adressen. Der vil typisk være mindst to adresselinier, nemlig en gadeadresse og postnummer/by. Der skal indsættes Excel-linieskift i cellen, hvilket kan gøres manuelt eller ved først at oprette et felt til gadeadresse og dernæst et felt til postnummer by, og så flette de to felter sammen med linieskift imellem. Linieskift hedder “TEGN(10)” i Excel. Så sammefletningen vil have følgende Excel-formular (i eksemplet flettes celle A1 og celle A2): =A1&TEGN(10)&A2.
  • Land: Angiv landekode i ISO3166-format med to tegn (de findes her)

Anden betaler

Felter til angivelse af anden betaler. Felterne udfyldes som beskrevet ovenfor:

  • E-mailadresse, betaler
  • Navn, betaler
  • Firmanavn, betaler
  • Adresse, betaler
  • Land, betaler

Andre grunddata:

  • Telefonnummer
  • Mobilnummer
  • EAN-nummer: Husk at det skal være 13 cifre. Iteras slår numrene op i NemHandel-databasen i fb.m. importen, så ikke-eksisterende numre kan ikke indtastes.
  • Momsnummer
  • Note: Feltet kan bruges frit og er søgbart i Iteras
  • Tidligere ID: Kan bruges til et tidligere abonnent- eller medlemsnummer, som også vil være søgbart i Iteras
  • Oprettelsesdato: Dato for abonnentens eller medlemmets oprettelse

 Nets BetalingsService-tilmelding

Iteras kan tilmelde abonnenter/medlemmer til Nets BetalingsService ved importen, hvis følgende er udfyldt for abonnenten/medlemmet:

  • BetalingsService-CPR/CVR: Enten et personnummer eller et CVR-nummer (hvis der er tale om er en virksomhed)
  • BetalingsService-registreringsnummer: Registreringsnummer på bankkonto 
  • BetalingsService-kontonummer: Kontonummer på bankkonto

Abonnement/medlemsskab – grundoplysninger

Abonnement eller medlemsskab oprettes typisk sammen med importen – det behøver ikke være sådan, men det er oftest lettest fordi man så ikke behøver at finde ud af hvem der skal have hvad bagefter. Der kan oprettes et ubegrænset antal abonnementer pr. abonnent/medlem på samme linje, ved simpelthen at tilføje flere sæt af nedenstående kolonner, med tilføjelse “2”, “3”, etc. (så der f.eks. står “Kampagnenummer 2”). De kolonner,  man ikke har brug for, kan blot udelades.

Datoerne skal skrives i formatet åååå-mm-dd.

  • Kampagnenummer: Angiver hvilken kampagne der skal oprettes
  • Resterende tildelinger: Angiver antal udgivelser tilbage i indeværende periode hvis perioden kører på udgivelser. Der må ikke stå “0” i feltet – hvis der er nul til gode, efterlades det tomt. Derved oprettes næste periode med fuldt antal ved importen.
  • Antal bestillinger: Udfyldes med et tal hvis man ønsker at oprette flere ens abonnementer/medlemskaber på samme tid – hvis ikke feltet er udfyldt, antager systemet at der skal oprettes 1 ad gangen
  • Antal: Kan bruges til at angive antal udgivelser der skal modtages på abonnementet/medlemskabet. Må kun bruges på kampagner med frit antal
  • Periodestart: Startdato for indeværende periode. Hvis feltet ikke udfyldes, sættes det til dags dato (som skal ligge før kørselsdatoen til første nummer, abonnenten/medlemmet skal have – ellers skal feltet udfyldes!). Feltet kan bruges til at vælge en tidligere startdato end importdatoen, hvis abonnenten/medlemmet skal faktureres for allerede udkomne numre i forbindelse med importen. Disse numre skal i givet fald oprettes tilbage i tiden i Iteras inden kørsel af abonnementer/medlemskaber slåes til, og man kan ved at sætte periodestarten vælge hvilke udgivelser abonnementet/medlemskabet skal have.
  • Periodeslut: Udfyldes normalt ikke, men kan bruges til at overskrive kampagnens indstilling.
  • Opsigelsesdato: Bruges til at angive, at et abonnement/medlemsskab er opsagt til udløb af den periode, det importeres på. Datoen kan enten sættes til den faktiske dato, hvor opsigelsen er modtaget, eller til en vilkårlig dato som ligger før importdatoen.
  • Stopdato: Dato for øjeblikkeligt stop af abonnement/medlemsskab.
  • Fakturering tilbage: Her kan justeres på hvor stor en andel af første periode der skal faktureres ud af det der normalt skal faktureres. Typiske værdier er 0 for 0% eller 1 for 100% på første periode. 0,5 vil således betyde, at halvdelen skal faktureres ved importen. Hvis feltet ikke er udfyldt, antages andelen at være 100%. Hvis der er ændret på perioden, f.eks. på startdatoen, og faktureringen skal afspejle det, så brug “Tilpas fakturering til periodeændring” i stedet for dette felt. Bemærk at andelen angivet bliver ganget på den andel af perioden der skal faktureres. Så hvis f.eks. et modtagerabonnement kun skal faktureres for 1/12, så betyder 1 her 100% * 1/12 = 1/12, og ikke 12/12.
  • Faktureret via: Hvis feltet er tomt, faktureres via udgivers foretrukne metode. Hvis en abonnent skal faktureres på anden vis, kan det angives her:
    1. For fakturering via e-mailfakturering skrives: ”email”
    2. For Iteras-genererede fakturaer / printselv: ”distributionlist”
    3. For fakturering via Nets/BetalingsService skrives ”netsdk”
    4. For fakturering via NemHandel (EAN): efterlad tom, idet udfyldning af EAN-nummer overstyrer andre faktureringsmåder
    5. For fakturaer der ikke skal sendes eller sendes manuelt, skriv: ”manual”
  • Udsted faktura på dato: Sæt dato for at udstede fakturaen med det samme på den valgte dato tilbage i tiden. Der indsættes en note om, at fakturaen er oprettet i importeringen. Dette kan bruges til oprettelse af skygge-fakturaer*. Indstillingen respekterer “Fakturering tilbage”, så hvis der står “0” i “Fakturering tilbage”, faktureres der ikke.
  • Betalingsbeløb: Der kan importeres et betalt beløb, som vil fremgå som et tilgodehavende og blive brugt til fakturaer, som oprettes.
  • Betalingsdato: Datoen for betaling af betalingsbeløb, der oprettes ved importen
  • Betalt: Når dette felt sættes til 1, laver importeren en beregning på hvilke fakturalinjer der bliver oprettet og opretter en betaling på det beløb (på gruppeabonnenten hvis det er en modtager). Kan f.eks. bruges til oprettelse af skygge-betalinger.
  • Rabatbeløb: Angiv rabatbeløb i kroner. Udfyld altid feltet Rabattekst også!
  • Rabattekst: Skriv rabatteksten, som vises på fakturaen

*: Skyggefakturaer og -betalinger er kopier af fakturaer/betalinger fra tidligere systemer. De oprettes, så Iteras korrekt kan beregne tilgodehavender ved stop.

Abonnement/medlemsskab – avancerede importfelter

Importfiler som benytter nedenstående importfelter bør altid gennemses af en Iteras-konsulent før import!

  • Videreført: Skriv ”1” hvis abonnementet ikke er nystartet. Så beregnes afsendelsen af fakturaen herefter (udsendes hurtigere end hvis det er et nyt abonnement, hvor første nummer skal sendes først; men sendes dog som 0112 (dvs. fornyelsesfaktura) kun én gang om måneden d. 19., så det er ikke altid hurtigst)
  • Udelad periodetekst: Angiver, at man ikke ønsker angivelse af periode i faktureringen af første periode efter importen
  • Gruppeabonnement: Hvis der er tale om et gruppeabonnement, indsættes ved import af modtagerabonnenter her abonnementsnummeret (ikke abonnent-nummeret) på det abonnement, som modtageren skal knyttes til (dvs. modtagere skal være importeret først, uden brug af dette felt, men på gruppekampagner, og derefter eksporteret, og så skal abonnementsnummer matches ind vha. oplysninger om betaler-kampagne-antal til gode). OBS! Kampagnenummer må ikke være udfyldt, hvis gruppeabonnement er udfyldt!
  • Tilpas fakturering til periodeændring: Iteras fakturerer normalt alle perioder 100% af prisen. Den eneste undtagelse er når systemet selv har flyttet på start- eller slutdatoen, f.eks. ved en synkroniseret kampagne eller ved modtagere på et gruppeabonnement der starter efter gruppeabonnementet er startet. I nogle tilfælde importerer man imidlertid en ændret første periode for at få det til at passe bedre ind i et samlet regnskab og vil gerne have faktureringen til at afspejle ændringen i perioden. I disse tilfælde kan man her fortælle systemet at perioden er ændret og om det er startdatoen, “begin”, eller slutdatoen, “end”, der er flyttet – der kan være lidt forskel på datoberegningerne ved tidsbaserede kampagner. Normalt er det startdatoen man har flyttet. Kan f.eks. bruges når man overtager et magasin fra en anden udgiver og skal have systemet til at fakturere den resterende leveringsforpligtelse. I disse tilfælde skriver man “begin” i dette felt, hvis der så f.eks. er 52% tilbage af perioden, bliver der faktureret 52% af prisen. Hvis man ikke havde udfyldt feltet, ville der blive faktureret 100% af prisen, på trods af den kortere længde – det kan f.eks. være det man ønsker hvis der ikke tidligere er blevet faktureret for den første del.
  • Forudbetaling påkrævet: Angiver, at det importerede abonnement/medlemsskab skal betales før det aktiveres
  • Manuel godkendelse ved fakturering: Aktiverer manuel godkendelse, som betyder, at ingen fakturaer udsendes automatisk uden at de er godkendt først. Angiv værdien “1” for at aktivere den manuelle godkendelse.
  • Ignorer fakturanumre fra: Udfyld med et tal, og så ignoreres eksisterende fakturaer som har fra dette fakturanummer og opefter i importen, når der ved import oprettes fakturaer. Det kan bruges, hvis man kører skyggefakturaer på en lavere nummerserie end den løbende, fremadrettede fakturering, og i starten har behov for at ændre på nogle importerede abonnenter med skyggefakturaer. Uden denne mulighed, ville skyggefakturaer oprettes med næste fakturanummer i rækken. Ligeledes ses der bort fra indstillingen om, hvilket fakturanummer der skal startes fra.

Import-håndværket

Når man har sat sig ind i værktøjet – importskabelonen – er man lige så meget i mål, som når man skal slå et søm i og har mødt hammeren. Der skal stadig et håndværk til, når forskellige typer søm skal bankes i forskelligt materiale uden at ødelægge både hammer og søm.

Importhåndværk handler om at finde ud af, hvordan data mest hensigtsmæssigt flyttes fra det gamle system til Iteras. Det gamle system vil næsten med garanti ikke ligne Iteras, og dertil kommer, at der kan være behov for oprydning i data. Det kan også være, at man vil benytte lejligheden til at simplificere tingene.

Gruppeabonnementer

Gruppeabonnementer er abonnementer, der betaler for andre abonnementer. I nogle systemer, f.eks. Navision, er der tale om abonnenter som har tilknyttet en anden betaler (debitor) som i Iteras bliver til gruppeabonnementer.

Dermed opstår spørgsmålet, hvor mange gruppeabonnementer, der er brug for. Svaret er: Så mange som der er variationer over parametrene pris, løbetid, starttidspunkt og kampagne. Hvis alle modtagere på en betaler har samme pris, samme løbetid, videreføres samme tidspunkt på året og får de samme produkter, så kan alle samles på ét gruppeabonnement. Hvis derimod der er flere forskellig priser, så er der behov for et abonnement pr. pris. Er der derudover behov for flere produktpakker (uden at det er sammenfaldende med prisen), så ganger man op med antallet af produktpakker. Og tilsvarende, hvis nogle abonnementer videreføres på forskelligt tidspunkt.

Det kan hurtigt blive til mange gruppeabonnementer på samme abonnent. Her kan en del af importhåndværket være at se på, om man kan reducere antallet af faktorer, der gør abonnementerne forskellige. F.eks. nedbringe antallet af forskellige løbetider eller starttidspunkter. Dermed kan man ende med væsentlig færre gruppeabonnementer og dermed en mere overskuelig struktur for alle.