På hver abonnent/medlem findes en transaktionsoversigt, som findes på knappen “Vis fakturaer” i højre side øverst, når man er inde på en abonnents konto. Her vises alle transaktioner på abonnentens konto: Fakturaer, kreditnotaer, indbetalinger og udbetalinger.
Man kan øverst på oversigten vælge imellem at vise alle transaktioner eller kun åbne transaktioner. Iteras holder automatisk styr på, hvilke transaktioner der er åbne. Følgende transaktioner regnes som åbne:
- Fakturaer, der ikke er 100% betalt
- Kreditnotaer til fakturaer, der ikke er 100% betalt (idet en kreditnota altid vil være 100% tilknyttet et beløb på en faktura)
- Betalinger, der ikke er 100% fordelt
- Betalinger, der selv om de er 100% fordelt, blandt andet er fordelt til en faktura, der ikke er 100% betalt
- Kreditnotaer som kan tilskrives en betaling der ikke er 100% fordelt (kreditering på en betalt faktura resulterer normalt i et frit beløb på betalingen)
Sagt på en anden måde, vil betalinger som ikke er fuldt fordelt (dvs. har frie beløb) og kreditnotaer som hører til fakturaer, der ikke er fuldt betalt (fraregnet kreditnotaer), betragtes som åbne. Er fakturaen fraregnet kreditnotaer derimod fuldt betalt, vil både faktura og de kreditnotaer der er fraregnet for at regnestykket går op, ikke være åbne. Kommer der senere andre kreditnotaer til på fakturaen, vil de stå åbne indtil det derved frigjorte beløb udnyttes eller tilbageføres.
Har man større virksomheder som abonnenter/medlemmer, hvor kunden har flere konti i Iteras (f.eks. fordi virksomeden har flere lokationer), men betaler regninger for forskellige konti fra samme bogholderi, kan man komme ud for, at kreditnotaer modregnes på tværs af konti. Det illustreres bedst ved et eksempel:
Kunden har 2 konti: 1 og 2. På konto 1 faktureres kr. 1.000, som betales. På et tidspunkt efter betalingen krediteres kr. 200 af fakturaen, f.eks. fordi en abonnent på et gruppeabonnement stopper. Derved frigøres 200 kr. af betalingen. På konto 2 faktureres kr. 2.000, men nu betaler kunden kun kr. 1.800, for kreditnotaen fra konto 1 er modregnet. Kunden blander altså de to konti sammen.
For at håndtere dette i Iteras, må de 200 kr. som er blevet til frigjort ved krediteringen på konto 1, flyttes til konto 2, så de kan indgå i betalingen af fakturaen her. Flytningen sker ved, at man bruger funktionen “Tilbagefør” inde på betalingen på konto 1, og dernæst registrerer betalingen på ny på fakturaen på konto 2. Så går pengene op, og alle transaktioner er lukket.