Adresseringsudtræk (distributionslister)

Adresseringslister bruges til distribution af magasiner. De udtrækkes ved, at man vælger de abonnenter/medlemmer, man ønsker med på listen, og derefter eksporterer adresseringslisten i det ønskede format.

1. Vælg de abonnenter, der skal med på listen

Hvis man kører nummerbaserede udgivelser, skal de enkelte udgivelser oprettes under produktet. Udgivelsen tildeles automatisk på den kørselsdato, man angiver for udgivelsen – eller alternativt når man trykker på “Tildel nu”. Tildelingen betyder, at nummeret registreres som tildelt på hver abonnent, der skal have det – dvs. som har et aktivt (ikke stoppet/udløbet/suspenderet) abonnement på en kampagne, hvor produktet indgår.

Når kørslen/tildelingen er sket, kan man fra produktoversigten klikke på antallet for tildelinger. Dermed sendes man ind i filtret, hvor de abonnenter, der har fået tildelt bladet, vises. Man kan også foretage dette valg direkte i filtret, ved at vælge det pågældende nummer i filtreringsindstillingerne.

Klik på tallet i kolonnen “Tildelt” for at få en liste med abonnenter/medlemmer som har fået tildelt dette nummer. Det vises i filteret således:

Man kan derefter evt. tilføje yderligere filtreringsindstillinger. F.eks. kan man vælge kun at vise de danske abonnenter, eller kun de udenlandske. Eller man kan vælge andre indstillinger for at udtrække en undergruppe abonnenter.

2. Eksporter adresseringsfil

Når man er tilfreds med sit valg af abonnenter, benyttes knappen “Eksporter” i filtret. Hvis et nummer er valgt i filtreringen, vil “Adresser fra forsendelseslisten til… [bladets navn og udgave]” figurere øverst i Eksporttype-vælgeren.

Under format vælger man det ønskede format. Bruger man printselv-indbetalingskort, skal man vælge CSV (ITERAS1)-formatet.

Desuden skal man vælge, om man vil have abonnenter med antal = 1 på hvert abonnement, eller om man også vil have antal >1 med. Sidstnævnte pakkes ofte separat (vi kalder dem “kasseabonnementer”). Typisk vil man til almindelig adressering vælge antal = 1.

Funktionen “Kun unikke adresser” kan bruges, hvis man til hver adresse kun vil eksportere 1 abonnement (uanset at navnet kan være forskelligt). Det kan bruges til familier, hvor flere abonnenter/medlemmer er samboende.

Klik til sidst på “Eksporter” for at foretage eksporten. Filen eksporteres altid som kommasepareret (csv). Bemærk, at hvis filen åbnes i Excel, kan Excel finde på at ændre i filen. Det er især et problem med indbetalingskort, hvor der er felter med kroner og ører. Hvor der står “00” i ører, vil Excel ændre det til “0”. Derfor bør du så vild muligt sende filen videre til distributøren i csv-formatet.

…….

Format

Generel (Iteras1): et let-læselig format, som kan bruges hvis I ikke får vasket adresser hos Post Danmark eller Bladkompagniet. Indeholder indbetalingskort-data, hvis man fakturerer med printselv.

PostNord Danmark (Udgiver 2) – uden udenlandske og PostNord Danmark (Udgiver 3): Brug en af disse, hvis du benytter PostNord til at levere dine produkter.

Bladkompagniet: Bladkompagniet har som minimumskrav efternavn, gadenavn og postnummer. Så de er ret fleksible. Du kan sende både Udgiver 2 og Iteras’ tilpassede Udgiver-3-format, samt i øvrigt deres eget SALTII (som du ikke kan eksportere fra Iteras).

DistributionPlus: DistributionPlus er en mellemmand som kan modtage Udgiver 2 og Iteras’ Udgiver 3.

Hvis du skal udskrive etiketter, kan du læse om det her.