Introduktion til Iteras – kort om fakturering, rykning, og abonnementskørsel

Denne artikel giver et overblik over Iteras og måden systemet fungerer på. Vi anbefaler alle nye kunder at læse hele denne artikel for at forstå systemets grundlæggende funktionsmåde. Hvis du trænger til at få genopfrisket et par regnskabsbegreber, har vi en letlæst artikel om det emne.

Automatik betyder automatik

Iteras automatiserer bl.a. fakturering, indlæsning af indbetalinger og udsendelse af rykkere. Det betyder, at fakturaer normalt afsendes uden at du skal gøre noget – overhovedet. Det samme med rykkere. Du skal ikke bekræfte noget, inden det sker (med mindre manuel bekræftelse er slået til på fakturaen), og du får ikke besked, når det er sket. Det sker bare. Du kan dog følge med i, hvad der faktureres i omsætnings- og debitorrapporterne (undtagelsen er fakturaer, der er sat til manuel afsendelse – disse sendes ikke automatisk af systemet).

Der afsendes også automatisk ny faktura på restbeløbet hvis abonnenten/medlemmet betaler for lidt. Betales der for meget, bruges det overskydende beløb automatisk på næste faktura.

Hvornår faktureres?

Som udgangspunkt faktureres når en abonnent/et medlem starter op, og når abonnements-/medlemsperioden skal fornyes. Men der er mange detaljer og indstillingsmuligheder – så mange, at de har deres egen artikel: Lige her.

Hvornår og hvordan rykkes?

Rykkerproceduren opsætter du selv, og så kører den automatisk derefter. Du kan selvfølgelig også vælge slet ikke at udsende rykkere.

Du kan vælge mellem 1, 2 eller 3 rykkere med individuelt rykkergebyr. Abonnenterne/medlemsskaberne kan suspenderes ved 1., 2., eller 3. rykker – de genaktiveres automatisk når betalingen indgår.

Rykkerne sendes, når betalingsfristen + evt. ekstra dage du har indtastet, er udløbet.

Udgivelser eller tid

Iteras kan tælle på to måder. Den ene er, at en abonnent/et medlem køber et antal udgivelser/numre. Den anden er, at abonnenten/medlemmet køber en tidsperiode.

For nummerbaserede udgivelser (modsat tidsbaserede) skal udgivelsesplan lægges ind i systemet. Ellers ved systemet ikke, hvad der skal stå på fakturaerne, og hvornår numre skal trækkes. Der skal angives en leveringsdato (tidligere kaldt udgivelsesdato), som er den dato, abonnenten/medlemmet modtager bladet i sin postkasse. Og en tildelingsdato (tidligere: kørselsdato), som er den dato, hvor adresselisten skal trækkes. Tildeling/kørslerne sker på midnat, dvs. kl. 00:00 og varer i et par minutter.

Tildelingssdatoen er den vigtigste dato i Iteras, hvis man har en nummerbaseret udgivelse. Meget af systemets automatik sættes i værk ud fra tildelingsdatoerne og deres effekt:

• Det markeres, hvilke abonnenter/medlemmer der er aktive på tildelingsdatoen. Man kan tænke på det, som at der på hver aktiv abonnent/medlem sættes et kryds med det nummer som køres. Adresselisten trækkes på baggrund af disse krydser, så selv om du tilføjer en abonnent/medlem dagen efter tildeling, men inden du trækker adresselisten, kommer abonnenten/medlemmet ikke med på listen – for de har ikke noget kryds. De var ikke aktive på tildelingsdatoen (hvis det ikke var låst fast på denne måde, kunne man let komme til at trække et nummer dobbelt, med store uheldige konsekvenser til følge).

• Der trækkes et nummer fra de aktive abonnenters/medlemmers tilgodehavende. Hvis de før tildeling har 1 nummer til gode, rammer de 0, og dermed eksekveres kampagnens fortsættelsesinstruks. Det fører til oprettelsen af næste abonnements-/medlemsskabsperiode, og udsendelse af faktura. Helt automatisk!

• Abonnementer/medlemsskaber som er opsagt til udløb, afsluttes.

Nye abonnenter/medlemmer

Nye abonnenter/medlemmer kan komme ind via en tilmeldingsformular, typisk på jeres hjemmeside. De kan også oprettes manuelt, og endelig kan vi importere dem for jer. Første og sidste måde er stort set automatisk (bortset fra godkendelsen af de abonnenter/medlemmer, der tilmelder sig via hjemmesiden).

Ved manuel oprettelse opstår spørgsmålet (hvis man har udgivelser, og ellers ikke) om, hvilken startdato man skal vælge for at abonnenten/medlemmet får hhv. indeværende eller næstkommende nummer som det første. Det afhænger af, om man bruger dagslister eller ej.

Som udgangspunkt får en ny abonnent/medlem næste nummer, som de kan nå at komme med på tildeling til. Det vil sige, at man kigger frem til næste tildelingsdato, og ser hvilket nummer den tildeling hører til.

Hvis man slår dagslister til, går systemet derimod ud fra, at indeværende nummer afsendes helt frem til tildelingsdatoen på næste nummer (kl. 00.01 på datoen). Det indebærer derfor, at man manuelt skal afsende dette nummer til den nye abonnent/medlem. Efter tildeling er det tildelte nummer det nye indeværende. Hvis ikke dette nummer er modtaget fra trykken, venter man med at sende til nytilkomne abonnenter mellem tildelingsdato og modtagelsen.

Det er vigtigt at man er konsekvent. Hvis dagslister er slået til, SKAL man sende indeværende nummer manuelt, da systemet så skriver dette på første faktura. Hvis ikke man ønsker dette, skal dagslister slås fra, og så skal man IKKE sende første nummer til nogen – overhovedet.

Stop af abonnementer/medlemsskaber

Stop-funktionen i Iteras er kompleks. Den tager højde for en lang række situationer. Har abonnenten/medlemmet fået blade leveret eller ej? Har abonnenten/medlemmet betalt, eller delvist betalt? Er der rykkergebyrer? Ønsker man at abonnenten/medlemmet skal betale, eller skal det opkrævede beløb krediteres? Er der allerede krediteringer på fakturaen? Er der andre abonnementer/medlemsskaber på fakturaen?

Dette blot for at sige, at vi har tænkt på det meste – så det er som regel bare at bruge funktionen, og så viser systemet resultatet.

Nogle gange resulterer stoppet i, at en del af fakturaen krediteres og gensendes. Andre gange kan der opstå et tilgodehavende. Tilgodehavender kan evt. tilbageføres til abonnenten/medlemmet ved manuel kontooverførsel. I modsat fald står de på Tilgodehavender-listen og bruges automatisk næste gang abonnenten/medlemmet får en faktura – hvis det nogensinde sker. Husk derfor at markere tilbageføre beløb som behandlet.

Bemærk, at du generelt ikke skal kreditere fakturaer – det sørger stopfunktionen for. Kreditering bruges generelt primært til at rette op på fejlbetjening.

Adressering

Iteras kan spytte adresseringsliste ud i Post Danmarks to formater Udgiver 2 og Udgiver 3. Vi har også et letlæseligt format, ”Iteras1”, som kan bruges hvis I ikke får vasket adresser hos Post Danmark eller Bladkompagniet.

Adresseringslister for et givent nummer kan først bestilles efter tildeling er sket (dvs. efter at ”krydsene” er sat ved de aktive abonnenter/medlemmer, klokken lidt over 12 på tildelingsdagen – ”lidt over”, idet tildeling tager nogle minutter, eller når man har lavet tildelingen manuelt).

Det er muligt at trække en adresseringsliste over aktive abonnenter/medlemmer pr. dags dato, hvis senere indtastede abonnenter/medlemmer skal med. Men det er vigtigt at forstå, at senere indtastede abonnenter/medlemmer ikke er markeret som aktive på tildelingstidspunktet, og derfor ved systemet ikke, at disse abonnenter/medlemmer har fået nummeret! Der vil stå det forkerte startnummer på disse abonnenters/medlemmers faktura, og de vil ikke få trukket et nummer automatisk fra deres antal. Det er derfor bedst at kontakte os, hvis du får dette behov.

Klik her for at læse mere om adresseringsudtrækket.

Hvad skal jeg huske?

Med al den automatik kan man godt glemme de få ting, man faktisk skal huske i Iteras. Disse er:

• Godkende nye abonnenter/medlemmer, hvis du har valgt manuel godkendelse. Ellers sker det automatisk.
• Holde udgivelseplanen opdateret, hvis du har nummer-baserede kampagner.

• Tage stilling til abonnenter/medlemmer på inkasso-listen. Der havner man, når man ikke har betalt efter endt rykning. Enten skal man sendes til inkasso, eller krediteres, så momsen kan komme retur. At ignorere dem er dumt.

• Hvis I bruger dagslister, skal I løbende udsende det indeværende nummer til nye abonnenter/medlemmer.