Iteras giver mulighed for, at én betaler kan betale for mange modtagere med forskellig leveringsadresse. Det kalder vi gruppeabonnementer. Til hvert gruppeabonnement kan tilknyttes et ubegrænset antal modtagerabonnementer.

I det simple scenarium har vi f.eks. Borgmester Jensen, der betaler abonnement for 10 medarbejdere på rådhuset, som får leveret magasinet på hver deres privatadresse.

Er leveringsadressen den samme for alle abonnementer, er det mere hensigtsmæssigt at oprette mange abonnementer under én abonnent, i stedet for at rode sig ud i de mere komplekse gruppeabonnementer (vi har til den brug også kasseabonnementer, hvor der kan angives et antal i stedet for at oprette x antal abonnementer).

Terminologi

Lad os først få styr på terminologien, så det bliver nemmere at følge vejledningen:

Gruppe-kampagne: En kampagne som oprettes med aktiveret gruppefunktionalitet.

Gruppeabonnementet: Det overordnede abonnement baseret på gruppe-kampagnen, hvor der er en betaler som kan have mange tilknyttede modtagere.

Gruppeadministrator: Abonnenten som har gruppeabonnementet, og som ved login på selvbetjeningen kan administrere modtagere på abonnementet. I vores eksempel er det Byens Rådhus / Borgmester Jensen.

Modtager-abonnent eller gruppe-modtager: En modtager på gruppeabonnementet, f.eks. sekretær Jørgensen fra Rådhuset (vi kalder det “modtager”, fordi man typisk modtager en publikation, men behøver man ikke – pointen er, at man sender regningen videre til betaleren).

Modtager-abonnement: Det abonnement, som modtageren har tegnet igennem gruppeabonnementet. F.eks. Sekretær Jørgensens abonnement.

Oprettelse

I denne afsnit lærer du, hvordan du opretter gruppekampagne, -abonnement og -modtagere.

Oprettelsen af kampagne

Et gruppeabonnement oprettes ved at oprette et abonnement som er baseret på en særlig gruppekampagne. Gruppekampagnen oprettes på samme måde som en almindelig kampagne, med den forskel, at gruppefunktionaliteten aktiveres ved at sætte et flueben:

Aktiver gruppefunktionalitet

Så får du muligheder for at tilpasse kampagnens pris og sætte prisniveauer. Prisen på et gruppeabonnement har to elementer: En grundpris og en pris pr. modtager, der tilmeldes gruppeabonnementet. Hvis man kun ønsker at opkræve en pris pr. modtager (så totalprisen bliver = modtagerpris x antal modtagere), sætter man bare grundprisen til 0 kr. Ønsker man omvendt kun at opkræve en samlet pris for alle modtagere, sætter mon modtager-priser til 0 kr.

Oprettelsen af gruppeabonnementet

I vores eksempel oprettes Byens Rådhus som gruppeadministrator. Gruppeadministrator kan oprette abonnementet på gruppekampagnen via selvbetjening/ tilmeldingsformular. Alternativt kan det blive oprettet manuelt via udgiverinterface. Det sker på fuldstændig samme måde, som oprettelsen af almindelige abonnenter.

Nyt abonnement - gruppe

I abonnentoversigten vises gruppeadministrators konto med en ikon af personer i gruppe:

Gruppeadmin - abo.oversigt

 

Oprettelse af gruppemodtagere

Gruppeadministrator kan oprette nye modtagere via selvbetjeningen. Udgivere kan også oprette modtagere gennem udgiverinterfacet. Her er det vigtigt at huske, at modtageren ikke skal knyttes til en gruppekampagne, men til et gruppeabonnement. Vælg derfor “Opret modtagerabonnement på gruppeabonnement”:

opret modtager

I abonnentoversigt i udgiverinterface vises gruppemodtagerens konto med en ikon af en person:

modtager-abo.oversigt

 

VIGTIGT!: Oprettelsen af flere modtagerabonnenter på én gang skal ikke ske i udgiverinterfacet, men ved at logge ind på selvbetjeningen som gruppeadministrator, og oprette dem her. Dette skyldes, at abonnementerne faktureres med det samme de oprettes, så hvis de oprettes hver for sig, vil der blive lavet (i dette eksempel) 10 fakturaer, og ikke én samlet faktura. Det undgår man ved at lave dem via selvbetjeningen, hvor de først oprettes når de gemmes.
Hvor findes selvbetjening?

Selvbetjening til publikationen kan altid findes på denne adresse: app.iteras.dk/URL-id

URL-id finder du under publikationens grundindstillinger. Som udgiver kan man også logge ind fra abonnent-opslaget på gruppeadministratoren, hvor der er en knap med navnet “Selvbetjening”.

Forløb

Modtagerabonnementet følger fuldstændigt gruppeabonnementet. Et stop af gruppeabonnementet fører til stop af alle tilknyttede modtagere. Suspendering af gruppeabonnementer standser tildeling af blade til alle modtagere. Omvendt har ændringer af et modtagerabonnement ikke effekt for andre end modtageren.

Når et gruppeabonnement videreføres, bliver alle ikke-opsagte modtagere videreført.

En udgivelseskørsel tildeler blade til gruppeabonnementet – ikke til modtagerne. Det er altså kun på gruppeabonnementet man kan se, hvor mange blade de enkelte modtagere har til gode. Igen følger dette af, at modtagerne ikke har noget med betalingen at gøre. Men det er kun modtagerne, der kommer på distributionslisterne til print og/eller digital.

Hvor et modtagerabonnementet godt kan stoppes (dog ikke via gruppeadministrators selvbetjening), har dette ingen effekt på gruppeabonnements pris for den indeværende periode. Der krediteres med andre ord ikke en del af fakturaen, men der opkræves for en modtager mindre ved næste opkrævning.

Hvis gruppeadministrator også vil modtage udgivelser

Nu kan det være, at Borgmester Jensen også gerne selv vil læse bladet, så udover at betale for gildet, er han også selv modtager. Dette håndteres lettest ved, at han udover sit gruppeabonnement tilføjes et modtagerabonnement. Det vil sige, at der på én og samme abonnent nu er to abonnementer: Et som er gruppeabonnementet, der har de 10 modtagere tilknyttet, og et som er modtagerabonnement på hans eget gruppeabonnement (derved ender der selvfølgelig med at være 11 modtagere).

samtidig modtager

Man kan også i opsætningen af gruppekampagnen angive, at betaler også er modtager, hvis dette altid er tilfældet for de gruppeabonnementer, der oprettes med pågældende kampagne – men det er jo ikke sikkert.

Det er derimod heller ikke altid en god idé at oprette Borgmester Jensen som abonnent én gang mere, og så give denne nye abonnent et modtagerabonnement. Det vil godt nok virke fint hvad fakturering angår, men så står Borgmester Jensens e-mailadresse på to abonnenter, og så kan han ikke længere logge ind på selvbetjeningen ved brug af e-mailadresse (fordi systemet så ikke ved, hvilket abonnement han ønsker at logge ind på), men skal huske sit abonnent-nummer.